Давайте разберёмся, где велком-бот даст максимальный эффект и насколько он сможет упростить ваш онбординг.
Велком-бот для онбординга сопровождает новичка с первого рабочего дня: присылает инструкции, передаёт регламенты и политики, напоминает о задачах, отвечает на вопросы и подсказывает контакты бадди, техспециалистов, наставника. Тем самым бот снимает целый пласт работы с эйчара.
Welcome-бот для адаптации новичков в компании
Как встроить велком-бот в онбординг компании
А велком-бот — это чат-бот, который помогает новым сотрудникам пройти первые дни и недели в компании. В онбординг он встраивается как рабочий инструмент для стандартных шагов адаптации. Новичку дают доступ в корпоративном чате или мессенджере, и дальше он использует бот как опору: открывает нужные материалы, задает типовые вопросы, получает напоминания по обязательным шагам.
Напомним, что онбординг персонала — это процесс, во время которого новичок разбирается в правилах, доступах и первых задачах.
Очень важно, что велком-бот не заменяет руководителя и наставника, а закрывает рутину и помогает новичку не терять время на поиск информации.
Лучше всего такой формат работает, когда у компании есть понятная программа адаптации. Тогда инструмент поддерживает процесс и снимает ручную нагрузку с HR и руководителей.
Выгода для компании в том, что онбординг перестаёт держаться на ручном сопровождении. Бот берёт на себя стандартные шаги и напоминания, а HR и руководители могут фокусироваться на более сложных задачах.
Чтобы разработать велком-бот, необходимо глубоко понимать HR-процессы и быть технически подкованным. Тогда инструмент не отрывается от реального онбординга и адаптации компании, корректно работает в выбранном мессенджере или корпоративном чате, учитывает роли и доступы, а при необходимости спокойно интегрируется с внутренними системами.
Как создать
велком-бот
Расскажем подробнее
про основные этапы разработки чат-бота в нашем агентстве
Техническая реализация
Подключаем, настраиваем доступы и роли, при необходимости делаем интеграции. Тогда бот сможет подтягивать данные в один клик и помогать с типовыми запросами в онбординге: например, на доступы к системам, выдачу оборудования или создание учётных записей – чтобы это не приходилось каждый раз оформлять вручную.
4
Подготовка контента и сообщений
Фиксируем, как проходит адаптация, какие этапы обязательны, кто за что отвечает, где новичок чаще всего теряется. На этом же шаге определяем роли и маршруты: офис или удалёнка, разные подразделения, должности.
3
Погружение в процессы
Фиксируем, как проходит адаптация, какие этапы обязательны, кто за что отвечает, где новичок чаще всего теряется. На этом же шаге определяем роли и маршруты: офис или удалёнка, разные подразделения, должности.
1
Тестирование и пилот
Проверяем сценарии, тексты, переходы, корректность прав доступа и стабильность работы. Запускаем пилот на небольшой группе новичков и собираем обратную связь от HR и руководителей.
5
Запуск и развитие
Переводим решение в рабочий режим, настраиваем аналитику и регулярные улучшения. Обновляем контент по изменениям в процессах и добавляем ветки для ролей, когда в процесса онбординга сотрудников появляются новые этапы.
6
Проектирование сценария и логики
Дальше мы описываем, как именно бот будет сопровождать новичка на разных этапах: до первого дня, в первый день, на первой неделе и в первый месяц. Для каждого периода задаём сценарий – какие сообщения и материалы бот выдаёт, на какие вопросы отвечает и в каких случаях переключает человека на HR, наставника или руководителя. Так онбординг остаётся одинаково понятным для разных команд и ролей.
2
Отметим, что на старте лучше не пытаться покрыть всю адаптацию. Сначала можно сделать базовый маршрут для первого дня и первой недели – а затем можно расширять.
Частые ошибки
при разработке
Велком-бот кажется простым проектом на первый взгляд: сценарий, кнопки, пару форм. Но чтобы он помогал новичкам и разгружал HR, нужно продумать процесс целиком. Ниже ошибки, из-за которых инструмент быстро перестаёт работать как надо.
Начинают с меню
Неопытные разработчики делают сразу много разделов. Потом новичок не понимает, что делать в первые дни и путается в функционале. Правильнее сначала собрать маршрут: что сотрудник должен сделать по шагам, где он чаще всего застревает и какие ответы ему нужны в моменте. А также важно помнить: больше не значит лучше.
+
Не назначают владельца
контента и данных
Контакты меняются, регламенты обновляются, кто-то уходит и кто-то приходит. Если непонятно, кто отвечает за актуальность данных, бот начинает ошибаться.
+
Хранят информацию в разных местах и не синхронизируют
Часть в портале, часть в таблице, часть в голове. В результате бот отвечает одно, документ – другое, а коллеги – третье. В онбординге это особенно больно: новичок не знает, чему верить.
+
Не продумывают нестандартные запросы
Люди пишут по-разному: с опечатками, без фамилии и «нужен Вася из аналитики». Если бот понимает только идеальные запросы, он быстро приходит в тупик.
+
Не продумывают роли
и доступ к информации
Даже справочник – это чувствительные данные. Важно заранее решить, что может видеть каждый сотрудник, а что доступно только HR или руководителям. И как бот проверяет права.
+
Запускают и не поддерживают
После запуска всегда всплывают мелочи: где-то не хватает шага, где-то нужен другой текст, где-то люди задают вопрос, который вы не предусмотрели. Если не собирать фидбек и не обновлять бота, он быстро устаревает.
+
Не делают понятный
переход к человеку
Бот не сможет помочь со всеми запросами новичка. Но зато умеет передавать их дальше: или показывать контакт того, кто знает, или самостоятельно отправлять сообщение о проблеме. Если этого нет, сотрудник просто идёт в общий чат, а HR всё равно разгребает вручную.
+
КЕЙС: велком бук компании
«Биола» в чат-боте
В технике и медицине много терминов, аббревиатур, правил. Часто новичкам сложно сориентироваться и в коммуникациях: кто за что отвечает, как устроены продукты, куда идти за документами.
Поэтому в боте новичков сопровождает яркий и добрый персонаж Ола – она ведёт по процессу, раскрывает миссию «Биолы», показывает продукцию, даже подсказывает, какие аббревиатуры используют внутри компании для обозначения подразделений.
Если вы хотите понять, каким именно должен быть инструмент, посмотрите наш пример сценария чат-бота для онбординга в процессе адаптации. Мы упаковали велком бук компании «Биола» в удобный формат, чтобы ключевая информация была всегда под рукой.
С чем можно интегрировать велком-бота
1
Если бот – вспомогательный элемент, его проще запустить быстро: собрать контент, настроить сценарии, сделать напоминания и выдачу материалов по этапам. Интеграции добавляются потом, когда маршрут уже работает стабильно.
2
Если бот — основной инструмент, заранее договоритесь, откуда берутся данные, кто их обновляет и как бот понимает статус новичка. И только после этого подключайте системы.
3
Сначала ответьте себе на вопрос: велком-бот бот будет дополнять существующие инструменты онбординга или станет для новичка основной точкой входа.
а вот, с чем бота обычно действительно имеет смысл соединять
Мы подбираем интеграции под ваш процесс адаптации и зрелость данных: можно начать с контента и маршрута первых недель, запустить бота без подключений, посмотреть, где он реально экономит время – и затем точечно добавить нужные системы.
У нас также есть подробный мастер-класс по самостоятельной разработке HR-ботов. Вы можете собрать простой инструмент и развивать его дальше. А если не хочется разбираться или нужны сложные сценарии с интерактивами, геймификацией и интеграциями – обращайтесь к нам.
У нас также есть подробный мастер-класс по самостоятельной разработке HR-ботов. Вы можете собрать простой инструмент и развивать его дальше. А если не хочется разбираться или нужны сложные сценарии с интерактивами, геймификацией и интеграциями – обращайтесь к нам.
Пребординг
Полезно, когда инструмент подтягивается сразу после оффера: высылает документы, подготавливает новичка, даёт первые инструкции – и снимает часть вопросов ещё до выхода.
6
HR-данные по сотруднику
Тут ценность в персонализации: подразделение, роль, руководитель, формат работы, дата выхода. Но это подключаем только если данные реально чистые и обновляются, иначе бот начнёт путаться.
5
Календарь и встречи
Когда нужно не забыть про вводный созвон, встречи с наставником и руководителем, знакомство с командой, бот будет напоминать и помогать с организацией.
4
Сервис-деск и ИТ-заявки
Хорошо работает, когда новичку нужно получить доступы и технику. Бот помогает создать заявку и проверить её статус.
3
Система обучения
Если в онбординге есть курсы и обязательные материалы, бот может выдавать их по шагам, напоминать о прохождении и фиксировать, что всё закрыто.
2
База знаний и онбординг-материалы
1
Самая полезная связка. Бот ведёт новичка по нужным разделам: правила, инструкции, регламенты, оргструктура, контакты. Плюс помогает быстро найти ответ, не переключаясь между десятком ссылок.
Новичок понимает, что делать сегодня, завтра и на первой неделе.
Ведёт по этапам
+
Не всё сразу, а по ситуации и по роли.
Выдаёт материалы вовремя
+
Доступы, оборудование, документы, встречи.
Напоминает про обязательные шаги
+
Быстро видно, где застрял новичок: нет доступов, не выдали технику, непонятны задачи.
Собирает короткую обратную связь
+
Почему велком-бот удобнее других методов онбординга
Письма, документы и корпоративный портал часто остаются основой онбординга. Но в первые дни новичку сложно найти нужное: информация разложена по разным местам, часть приходит в переписке, часть живёт в папках, часть у руководителя или HR.
В итоге один и тот же вопрос повторяется много раз, а важные шаги откладываются просто потому, что человек не понял, где искать ответ.
HR и руководители меньше отвечают на одно и то же в личке.
Снижает поток одинаковых вопросов
+
Даёт прямые ссылки, нужные контакты и ведёт в правильный раздел.
Помогает пользоваться базой знаний
+
Онбординг идёт по сценарию, даже если HR или руководитель занят.
Делает процесс стабильным
+
Кейс: Телеграм-бот
для сотрудников компании PARI
Через год после запуска клиент дал подробный фидбек: бот снял мелкую волокиту с эйчаров и стал точкой входа для новичков в ключевые процессы. По цифрам тоже видно, что инструмент отлично прижился: 98% сотрудников хотя бы раз заходили в бот, 40% пользуются регулярно, а за год он обработал 3485 сообщений.
Данные о сотрудниках мы вынесли в таблицу: добавил строку – появился новичок, удалил строку – ушёл сотрудник. Без кода и без подрядчика.
Мы сделали для PARI чат-бота именно в Telegram – это привычный канал для сотрудников – и добавили два сценария:
PARI пришли к нам за удобным инструментом для команды: в компании много удалёнки, новые сотрудники часто не знают, к кому идти и как найти нужного человека. Телефонов нет под рукой, ФИО и должности меняются, а спрашивать в чатах каждый раз – долго.
Поэтому мы выбрали простую и понятную концепцию: диджитал-справочник, который отвечает быстро и чётко и со временем разгружает HR от рутины.
Поэтому мы выбрали простую и понятную концепцию: диджитал-справочник, который отвечает быстро и чётко и со временем разгружает HR от рутины.
2
Запросить справку через понятную форму – пользователь оставляет данные, прикрепляет документы, и бот отправляет запрос ответственному HR.
Найти коллегу по фамилии и сразу получить карточку с должностью, ФИО, почтой и телефоном.
1
Оставьте свои контакты, наш менеджер с вами свяжется в течение рабочего дня
Политика конфиденциальности
Я подтверждаю, что указанные в настоящей анкете персональные данные получены от меня лично, являются достоверными и не содержат сведений, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни. Я согласен с тем, что мои персональные данные будут обрабатываться ООО «Сфера битуби» путем совершения следующих действий (операций) или совокупности действий (операций): сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение — совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, в течение 5 лет, в целях выполнения маркетинговых задач.